Política de Tratamiento de Datos Personales

Vigente desde el [fecha de entrada en vigencia] · Última actualización: [fecha]

En Rosé Nails cuidamos tus datos con el mismo detalle con el que cuidamos tus uñas. Aquí te explicamos, en lenguaje sencillo, qué datos tratamos, para qué, durante cuánto tiempo y cómo puedes ejercer tus derechos.

1. Responsable del tratamiento

Rosé Nails es una marca operada por ROSE NAILS [tipo societario, si aplica], NIT [NIT], quien es el Responsable del Tratamiento de tus datos personales.

Domicilio principal: [dirección de la sede principal en Envigado]

Correo: [correo con dominio propio]

Teléfono: [teléfono de atención]

Horario de atención en sedes: 8:00 am a 7:00 pm

Sedes: Jardines (Calle 25B Sur #45-75, Envigado), Laureles (Cra. 78 #35-78, Medellín), Mesa (Cl. 37A Sur #34-13, Zona 9, Envigado), Poblado (Cra. 29D #6A-05, local 107, Mall Piazza Bella, Medellín) y Sabaneta (Cra. 48 #73 Sur 18, Sabaneta), además del servicio a domicilio con cita previa.

2. Marco legal

Esta política se basa en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto Único 1074 de 2015, Capítulo 25), la Circular Externa 002 de 2024 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) sobre inteligencia artificial y datos personales, y la Circular Externa 005 de 2017 de la SIC sobre países con nivel adecuado de protección. Para las comunicaciones comerciales por mensajería también aplica la Ley 2300 de 2023.

3. Definiciones

Titular: la persona a quien pertenecen los datos, es decir, tú.
Responsable: quien decide para qué y cómo se usan los datos. En este caso, ROSE NAILS.
Encargado: quien trata los datos por cuenta y bajo las instrucciones del Responsable.
Transmisión: cuando el Responsable envía datos a un Encargado para que los trate por su cuenta.
Transferencia: cuando el receptor de los datos se convierte en un nuevo Responsable.
Dato sensible: el que afecta tu intimidad o puede generar discriminación, como los datos de salud o los biométricos.

4. Principios

Tratamos tus datos con legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

5. Datos que recolectamos y canales

Recolectamos datos en nuestras sedes, en este sitio web, por WhatsApp, por Instagram y por otros canales de mensajería. Según el canal, podemos tratar:

Tu nombre, número de teléfono o usuario de la red social.
El contenido de tus mensajes (texto, notas de voz e imágenes que nos envíes).
El servicio de interés, la sede, la fecha y la hora de tu cita, y tu historial de citas con nosotros.
Para la factura: tu nombre, documento y correo electrónico.
De forma opcional y solo en sede: información de salud relevante para tu servicio y fotografías de tus uñas (ver secciones 7 y 9).

6. Finalidades

Usamos tus datos únicamente para estas finalidades, que mantenemos separadas:

Gestión de citas y prestación del servicio.
Facturación, conforme a nuestras obligaciones tributarias.
Garantía y atención de peticiones, quejas y reclamos (PQRS).
Recordatorios y confirmaciones de tus citas, si nos lo autorizas.
Promociones y novedades de Rosé Nails, solo si lo autorizas de forma separada. Puedes cancelarlas cuando quieras escribiendo SALIR.
Fotografías de trabajos para nuestras redes y sitio web, solo si lo autorizas de forma separada.
Análisis interno de calidad del servicio.

Las finalidades 4, 5 y 6 son opcionales: no son condición para recibir nuestros servicios. Guardamos la fecha, la hora, el canal y el texto de cada autorización que nos das.

7. Datos sensibles

Algunos datos de salud, como alergias (por ejemplo, al acrílico, al gel o a los monómeros), diabetes, hongos en las uñas, embarazo, problemas circulatorios, medicación anticoagulante o el estado de la piel y las uñas, son datos sensibles.

No estás obligada u obligado a autorizar su tratamiento, y responder es facultativo.
Nunca condicionamos el servicio a que entregues datos sensibles. Si prefieres no darlos, la profesional hará una valoración visual y podrá recomendarte no realizar un procedimiento si observa una contraindicación.
Los usamos solo para decidir si el servicio es adecuado para ti y prestarlo de forma segura.
Los recogemos únicamente en sede, en papel o en tableta, con tu autorización expresa. No te los pedimos por chat.

8. Menores de edad

Los datos de niñas, niños y adolescentes se tratan respetando su interés superior y sus derechos fundamentales. Las citas de menores las agenda y autoriza su madre, padre o tutor legal, quien otorga la autorización después de escuchar al menor. Si el servicio es para un menor, te pediremos que escriba el adulto responsable. Nunca publicamos fotografías de manos de menores.

9. Uso de imágenes

Tu imagen y las fotos de tus manos pueden identificarte (por tatuajes, anillos o lunares), así que son datos personales. Publicarlas en redes o en este sitio es una finalidad distinta a prestar el servicio, por eso solo lo hacemos con tu autorización previa, expresa y separada, que puedes retirar en cualquier momento. Si la retiras, la imagen se quita de la publicación cuando lo pidas.

La casilla correspondiente no está premarcada. Dice: “Autorizo a Rosé Nails a fotografiar mis manos/uñas y publicar las imágenes, sin mi nombre ni etiqueta salvo que lo pida, en sus redes y sitio web”. Si no la marcas, no publicamos tus fotos.

10. Asistente virtual con inteligencia artificial

Atención mediante agente virtual con inteligencia artificial. Rosé Nails utiliza un asistente virtual basado en inteligencia artificial para responder mensajes, informar sobre servicios y sedes, y gestionar citas en WhatsApp, Instagram Direct y otros canales de mensajería. Al iniciar la conversación se te informará que estás siendo atendida o atendido por un sistema automatizado. En cualquier momento puedes escribir “asesora” o “humano” para que una persona de nuestro equipo continúe la conversación, o comunicarte al [teléfono] o al [correo].

Datos que procesa el asistente: tu nombre, número de teléfono o usuario de la red social, el contenido de tus mensajes (texto, notas de voz e imágenes), el servicio de interés, la sede, la fecha y la hora de la cita, y tu historial de citas.
Lo que el asistente no hace: no toma decisiones que produzcan efectos jurídicos o te afecten de forma significativa sin la revisión de una persona; no solicita datos de salud, números de documento de identidad ni datos de tarjetas. Si los envías, procuraremos eliminarlos y te remitiremos a un canal adecuado.
Proveedores tecnológicos: el asistente es operado por proveedores que actúan como Encargados, por cuenta y bajo instrucciones de ROSE NAILS, mediante contratos que los obligan a tratar los datos solo para prestarnos el servicio, a mantener su confidencialidad y seguridad, y a no usarlos para fines propios.
No entrenamiento: ROSE NAILS no autoriza a sus proveedores a utilizar el contenido de tus conversaciones para entrenar o mejorar modelos de inteligencia artificial de terceros.

11. Proveedores, transmisión y transferencia internacional

Para operar el asistente virtual, el alojamiento en la nube y el sistema de agendamiento nos apoyamos en proveedores que actúan como Encargados (transmisión de datos) y que pueden apoyarse en subencargados, por ejemplo servicios de alojamiento en la nube o de modelos de lenguaje, sujetos a obligaciones equivalentes. Estos proveedores están obligados por contrato a tratar los datos conforme a esta política, garantizar su seguridad y confidencialidad, y borrarlos al terminar el servicio.

Tus datos pueden almacenarse o procesarse en servidores ubicados fuera de Colombia, incluidos los Estados Unidos de América, país reconocido por la Superintendencia de Industria y Comercio con nivel adecuado de protección.

12. Seguridad

Adoptamos medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger tus datos contra pérdida, acceso no autorizado, uso o alteración. Quienes acceden a ellos están obligados a mantener su confidencialidad.

13. Conservación

Conversaciones con el asistente y los canales de mensajería: máximo [12] meses desde el último mensaje, salvo que se necesite un plazo mayor para atender una reclamación, una garantía o una obligación legal. Después se eliminan o anonimizan.
Datos de facturación: por el término que exige la ley tributaria.
Demás datos: mientras subsista la finalidad para la que se recolectaron y por el término legal aplicable.

14. Tus derechos como Titular

Conocer, actualizar y rectificar tus datos.
Solicitar prueba de la autorización que nos diste.
Ser informada o informado sobre el uso que le hemos dado a tus datos.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Revocar la autorización y/o pedir la supresión de tus datos.
Acceder de forma gratuita a tus datos.

La supresión o la revocatoria no proceden cuando tienes un deber legal o contractual de permanecer en nuestra base de datos. Por ejemplo, los datos de la factura electrónica deben conservarse por obligación tributaria.

15. Consultas y reclamos

Puedes escribirnos al [correo] o al [teléfono], o acercarte a cualquiera de nuestras sedes. Estos son los plazos, contados en días hábiles:

Consultas

Respondemos en máximo 10 días hábiles desde que recibimos tu consulta. Si no podemos, te avisamos el motivo y la nueva fecha, que no será superior a 5 días hábiles adicionales.

Reclamos

Respondemos en máximo 15 días hábiles desde el día siguiente al recibo. Si no podemos, te informamos el motivo y la nueva fecha, que no será superior a 8 días hábiles adicionales.
Si el reclamo está incompleto, te pediremos que lo corrijas dentro de los 5 días siguientes al recibo. Si pasan 2 meses sin respuesta tuya, entendemos que desististe.
Si quien recibe el reclamo no es competente, lo traslada en 2 días hábiles e informa de ello.
Incluimos la leyenda “reclamo en trámite” en la base de datos en un máximo de 2 días hábiles.

16. Área responsable

La persona o área responsable de atender consultas y reclamos sobre datos personales es Susana Zapata [o el cargo que se defina], en el [correo] y el [teléfono].

17. Eliminar o modificar tus datos, o cancelar comunicaciones

Puedes pedir en cualquier momento que actualicemos, corrijamos o eliminemos tus datos, retirar una autorización o dejar de recibir comunicaciones:

Escríbenos al [correo] con el asunto “Solicitar eliminación o modificación de datos”, indicando tu nombre y el canal por el que nos escribiste (número de WhatsApp o usuario de Instagram).
Para dejar de recibir promociones, responde SALIR al mensaje que recibas.
También puedes pedirlo en cualquier sede.

18. Datos de WhatsApp e Instagram

Los datos que recibimos a través de WhatsApp e Instagram (por ejemplo, tu número o usuario y tus mensajes) los usamos solo para responderte y gestionar la relación contigo, y los borramos cuando lo solicites. No los vendemos. Solo te contactamos si nos diste tu número y tu autorización. Nunca te pediremos por estos canales tu número de cédula, datos de tarjetas ni datos de salud.

19. Cookies y almacenamiento local

Este sitio guarda en tu navegador la última sede que elegiste y tu preferencia sobre cookies, para recordarlas la próxima vez. Puedes borrarlas cuando quieras desde la configuración de tu navegador.

20. Cambios a esta política

Si hacemos un cambio sustancial a esta política, te lo comunicaremos antes de aplicarlo, por nuestros canales de atención y en esta página.

21. Vigencia

Esta política rige desde el [fecha de entrada en vigencia]. Tus datos se conservan mientras subsista la finalidad del tratamiento y por el término legal aplicable. Para conocer las condiciones del servicio, consulta nuestros Términos y Condiciones.